コーディネーターとして仕事の心得｜段取り8割

仕事の準備・段取りの大切さを表す言葉で、
段取り八分、仕事二分 と言い、「段取りが80%、仕事が20%」
事前に準備（段取り）をきちんとしておくことで、仕事の八割は完了したという意味の格言があります。

工務店勤務時代、現場たたき上げで、現場管理をしていた年配の先輩が毎回口にしていた言葉で、新人時代は耳がタコになるほど言われていました。当時は、わかっているつもりでも、できていないことがたくさんあったなと反省しています。

ですが、この言葉は、今でも仕事や生活をするうえで大切にしている考え方です。

段取り八分とは

特定の作業や行動において、効率的で、計画的な段取りが整っている状態を指します。
何かを計画し実行する際に、手順や工程、予備知識、準備などがきちんと整備されている状態を表現しています。

ですが、新人の場合や未経験のことなどは「準備が必要だ」と漠然と頭ではわかっていても、何をしたらよいのかわからないことがあります。
そういったときは、まずは段取りの知識をつけていくことが必要になります。同じような経験を積んでいる人の話を聞いたり、調べてみます。
自分では気づけていなかったことを発見できれば、それは一つの成長につながっていきます。

具体的に、何かを効率的に進めるためには、計画や段取りが整っていることが非常に重要であるということです。

さまざまさ想定

経験やカンに頼るのではなく、仕事の全体像をイメージして、順に必要なことを整えておく、事前準備を大切にしています。
また、仕事や作業内容の流れをイメージしながら行うことで、トラブルに対して対応策を事前に検討できたり、色々なパターンを想定しておくことで備えることができます。

ですが、その段取り八分は絶対に完璧でないといけないわけではありません。残念ながら、これまで準備していても想定しないことが起きることもあります。それでもなにも準備せずに挑むよりは、幾ばくか備えをしておくことで、こんなことが起きたけれど、段取りを考えておくことで解決の糸口になるヒントを見つけられるかもしれません。

あとの二分

ここまで段取りが取れていれば、後は本番、仕上げの二分ですね。
これまでの準備してきたことに自信を持って、仕上げへと進んでいく段階です。

上司やクライアントにダメだしされたらどうしよう…
想定にない質問に急に答えられるだろうか…
プレゼンテーション上手く話せるだろうか…
コンセプトや意図を分かりやすい言葉で伝えられるだろうか…
急なアクシデントに対応できるだろうか…

本番を前に不安に思ったり、悩むこともあると思いますが、そんな時には準備を頑張ってきた自分を思い出し、奮い立たせます。
この時に、準備してきた段取り八割があれば恐れずに本番を迎えられます。

これは根拠のない自信ではありません。
もし何か足りないことがあっても、次回からそれに気づくための学びだったと考え、今できる精一杯で挑みます。

心掛けで結果も変わる

段取り八分を実行する事は、仕事やプロジェクト、日常生活のさまざまなシーンで役に立ちます。
一つの仕事からは、目の前の進めている作業しか学べないことも、段取りを考えることで違う想定をすると、ほかの側面からも仕事を見つめることができ、経験はしていなくても知識として身に着けていくことができると考えています。
常にほかのことを考えられるような余裕がない時もありますが、想像力を働かせて段取りを進めることで、仕事から学べる事が増え、自力をつけることにつながり、今後の仕事の質が上がっていくと思いませんか？

『段取り八割』仕事としてはあまり目立つ作業ではなく、地味なことも多いですが、華やかなことだけが仕事ではなりません。
ほとんどのことが人目に触れることがないことでも、自分の知識と経験となり、いつか自分だけでなく、困っている誰かを助ける力になるかもしてません。

計画的な段取りがプロジェクト成功への鍵になります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。